Automatisierung der Prozesse zur Erstellung eines Dienstleistungsproduktes

u.a. durch Einführung von optischer Beleglesung und einer webbasierten Kundenschnittstelle, Ausstattung der Software mit "mehr Intelligenz" und einem grundlegenden Umbau der Prozesse.

Ergebnis: Einsparung von 65% der am Prozess beteiligten Mitarbeiter oder ca. 5 Mio. EUR p.a. und ein stark steigender Anteil vollautomatisch erstellter Endprodukte. 

Dokumentation der Geschäftsprozesse eines Dienstleisters

Aufnahme und Beschreibung in zwei Detaillierungsstufen. Stufe 1: Funktionsbeschreibungen für die am Prozess beteiligten Organisationseinheiten und Beschreibung der Schnittstellen; Stufe 2: graphische Darstellung des Prozessablaufs über 3 Ebenen und verbale Beschreibung der einzelnen Prozessschritte.

Ergebnis: vollständige und aktuelle Dokumentaion der Kernprozesse liegt vor.

Einführung Digitale Akte und Digitalisierung des Altbestands

von ca. 380.000 Akten mit über 40 Mio. Blatt Papier bei einem Dienstleistungsunternehmen. Konzeption der Struktur der digitalen Akte, Auswahl, Konfiguration und Implementierung der erforderlichen Software (SAP), Implementierung des Einscannens neuer Belege bei einem darauf spezialisierten Dienstleister, Organisation des Belegflusses, Integration der digitalen Akte in die bestehende Prozesslandschaft.

Ergebnis: ortsunabhängige Bearbeitung vieler Geschäftsvorfälle ist möglich, damit eine wesentliche Voraussetzung für einen geplanten Umbau der Organisation erfüllt.

Einführung optische Beleglesung (OCR)

Auswahl und fachlicher Aufbau eines spezialisierten Dienstleisters, Konzeption und Implementierung der Datenschnittstelle zu den weiterverarbeitenden Systemen, Organisation des Belegflusses, Integration in die bestehenden Prozesse.

Ergebnis: Aufgabe war Bestandteil der Automatisierung der Prozesse zur Erstellung eines Dienstleistungsproduktes (s.o.) und hat wesentlich zu den dabei erreichten Einsparungen beigetragen.

Ausbau Kundenportal mit stark prozessualer Komponente

Sukzessive Erweiterung eines zunächst primär als Informationsquelle angelegten Portals durch Entwicklung und Implementierung weiterer Funktionen. Erhöhung der Transparenz für den Kunden durch Statusinformationen, Integration der Kunden in die Geschäftsprozesse durch den Ersatz von Formularen durch interaktive Schnittstellen, Ausbau des Angebots an datenbasierten Produkten wie Energiemonitoring.

Ausbau der Fernablesung für Erfassungsgeräte

Ist gleichbedeutend mit der vollständigen Automatisierung des Ablesevorgangs. Gleichzeitig aufgrund täglicher Ablesewerte Basis für neue Produkte wie Energiemonitoring, die den Kunden mehr Transparenz über ihr Verbrauchsverhalten liefern.

Ergebnis: Personaleinsparung, Basis für neue Produkte, vielfach Voraussetzung für die Teilnahme an Ausschreibungen.

Einführung eines integrierten Warenwirtschaftssystems

auf SAP-Basis für eine Zentrale mit ca. 100 Außenstellen. Konfiguration und Implementierung des Systems, umfangreiche Veränderung der Prozesslandschft inklusive der Schnittstellen zu benachbarten Funktionen, Schulung von ca. 500 Mitarbeitern an über 100 Standorten.

Ergebnis: Transparenz über die Warenbestände in den verschiedenen Lagerorten, in der Folge drastische Reduktion der Lagerbestände um mehr als 50%, Verkürzung der internen Durchlaufzeit von Aufträgen und der Lieferzeit gegenüber den Kunden.